2020-03-06
【實用語句】寫Email力不從心？一文教晒點寫上款、來信目的及要求！
寫Email 的主要目的是跟收件人傳達訊息，因此，無論對象是朋友、同事還是潛在的商業合作夥伴，能透過電郵中的文字準確表達自己所想尤其重要。但每每撰寫英文Email時，就會因語言限制而感到力不從心，甚至因此詞不達意？沒要緊！今期和下期將為大家介紹一些常用的英文Email用語，包括從開頭問候語到結尾敬語使用的範例等，讓你在用英文寫電子郵件時更得心應手，以最適合的用語表達所思所想。
以下將介紹的用語可分為“正式（formal ）”和“非正式（informal ）”兩大類別。值得留意的是，大多數非正式用語其實適合用於“半正式（semi-formal ）”情境中，例如對一些已經合作一段時間並建立了良好關係的商業夥伴，適當地使用一些非正式用語，實可加強親切感並拉近彼此的距離。
今次會分為三部分：（一）Email上款、（二）來函目的／原因、（三）如何有禮地提出要求。而每個部分中，都會分別和大家介紹“正式（formal ）”和“非正式（informal）”兩類的用語。Ready~ Go！
一、 Email的上款
Part A. 較正式（formal）的：
• Dear Sir/ Madam,
• *To whom it may concern:
• Dear Mr/ Ms Wong,
• Dear Dr Lam,
• Dear Prof Brown,
*“To whom it may concern:”後是用冒號（ : ）的
#請注意：正式的上款會稱呼對方的姓氏而非名字
Part B. 較非正式（informal）的：
• Hi Christopher,
• Hello Charmaine,
• Dear David,
• Dear colleagues,
二、敘述來郵的原因／目的
Part A. 較正式（formal）的：
• I recently heard about XXX and would like to……
我最近聽說了XXX，因此，我並希望……
• In reply to your request, ……
根據你的要求，……
• I am writing to ask for further information（進一步訊息） about……
此函旨於詢問有關……的進一步訊息。
• I am writing with regard to （關於）the sale of ……
本電郵的目的是詢問關於……的銷售。
• I am writing to make a reservation（預約）.
我想透過電郵預約。
• I am writing to apply for the position of……
我想透過電郵申請……的職位。
• I am writing to confirm my booking.
來函是爲了確認我的預訂。
• I am writing in response to the complaint （投訴）you made on 6th March.
此函旨於回應關於你在3月6日提出的投訴。
• Thank you for your e-mail of 2th March regarding……
感謝你3月2日來郵查詢有關XXX……
• With reference to our telephone conversation on Monday, I would like to let you know that……
關於星期一的電話交談，我想告訴你……
• We are pleased announce that……
我們很高興宣布……
Part B. 較非正式（informal）的：
• Just a quick note to invite you to……
我想邀請你……
• Just a quick note to tell you that……
我想告訴你……
• Thanks for your e-mail. It was wonderful/great to hear from you.
感謝你的電子郵件，很高興收到你的來信。
• This is to invite you to join us for…
我想邀請你加入我們的……
三、如何有禮地提出要求？
Part A. 較正式（formal）的：
• Could you please let me know if you can attend our Zoom meeting?
請告訴我，你能否參加我們的Zoom會議。
• Could you please let me know if you are available for a meeting on 7th March?
請告訴我，你可否參加3月7日的會議。
• We would appreciate it if you would……
如果你願意……我們將不勝感激……
• It would be helpful if you could send us XXX by this Friday.
如果你可以在本週五之前將XXX發送給我們，將會很有幫助。
• I would appreciate it if you could please send me a brochure.
如果你能給我寄一本小冊子，我將不勝感激。
• I would appreciate it if you could please reply within two days.
如果你能在兩天內回覆，我將不勝感激。
• Could you possibly arrange a meeting with the Manager?
你可以安排與經理會面嗎？
• I would also like to know if there are any XXX in your area.
我還想知道你所在地區是否有XXX。
• Please let me know how much the new package cost.
請讓我知道新套裝的價格是多少。
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Part B. 較非正式（informal）的：
• I was wondering if you could come and see me sometime next week.
我想知道你能否在下週過來一下。
• Can you call me asap?
你能盡快打電話給我嗎？
• Can you get back to me asap?
你能盡快回覆我嗎？
• Would you mind coming early to help us clear up the place?
你介意早點來幫我們清理這個地方嗎？
• Do you think you could call Wendy for me?
你可以給我打電話給Wendy嗎？
下星期將會為大家帶來Part 2，提供更多的必看參考句子給你，敬請期待。
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