【商業電郵】休假前指定動作：寫自動回覆訊息的三大步驟＋範例

 

　　保持專業、有禮、可靠是很重要的。因此，當你需要休假並且不打算隨時回覆E-mail時，記得設置專業的「外出自動回覆電郵訊息(Out-of-office autoresponder email messages)」。啟動這個功能後，每當有人發電郵給你，系統都會自動回覆對方。假若沒有設置任何自動回覆就離開辦公室，那麼，會讓發送電郵給你的人感到被忽略，並認為你不可靠。

 

寫專業的自動回覆訊息其實不難，只要記住以下三步曲便可：

 

Step One：開場白—禮貌地打招呼

 

● Thank you for your email.

（謝謝您的來信。）

 

● Thank you for your message.

（謝謝您的訊息。）

 

● You have reached the mailbox of Bruce Chan.

（你已寄件給Bruce Chan。）

 

Step Two：告知對方自己暫時不在、明確表示自己何時回來，以及有急事的話怎麼處理

 

 

● I am currently out of the office with limited access to email.

（我目前不在，不方便使用郵件。）

 

● I will be back on Oct. 10, 2019. Please refer all urgent matters to Ms. Yanny Yip at the following email address [yannyyip@abcmail.com].

（我將於2019年10月10日回來。有急事請找葉小姐，她的郵件是[yannyyip@abcmail.com]。）

 

● I am out of the office due to illness. I expect to return on 10 Oct and will get back to you at that time.

（我現在因病不在辦公室。我預料於十月十日回到辦公室，屆時將回覆你。）

 

● I will be out of the office from 10 Oct until 13 Oct.

（我將於十月十日至十月十三日不在辦公室。）

 

● I am currently out of the office, with no email access. I will be returning on 16 Oct.

（我現在不在辦公室，不能連接電郵。我將於十月十六日回到辦公室。）

 

● Our office is closed today due to statutory holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.

（因法定假期我們公司今天不營業，我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。）

 

  

● I am out of town with limited internet access. I will be back on 16 Oct.

（我現時不在香港，只有有限度的網絡連接。我將於十月十六日回到辦公室。）

 

● Please refer all urgent matters to Judy at judy.lo@abcmail.com.

（請將緊急事宜轉交至Judy [judy.lo@abcmail.com]。）

 

● I am out of town until 10 Oct I am only able to check email sporadically.

（現時直到十月十日，我都不在香港，只能間中檢查電郵。）

 

● For urgent matters, please contact me on my cell phone at 9123-9123.

如您需要緊急協助，請致電我的手提電話91239123。

 

● I will reply to your email after I return.

我回來後會回覆你的電郵。

 

● I am out of the office attending a meeting today and may be slow to respond.

（我今天要出席會議並且不在辦公室，回覆可能會較慢。）

 

● I am at XXX Event until 10 Oct and may be slow to reply.

（我直到十月十日都在出席ＸＸＸ活動，回覆可能會較慢。）

 

● If you need immediate assistance please contact Judy at judy.lo@abcmail.com.

（如您需要即時協助，請發電郵到judy.lo@abcmail.com與Judy聯絡。）

 

 

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